Responsable administratif, financier et de la gestion de site – Dugny (H/F)

Rattaché(e) hiérarchiquement à la cheffe de département, vous exercez vos missions en lien fonctionnel étroit avec le secrétariat général. Vous êtes interlocuteur(trice) habituel(le) du secrétariat général pour le département, notamment pour le pilotage budgétaire, les ressources humaines, la gestion de site et la prévention.

Dans le cadre de votre mission d’assistant(e) de prévention, vous agissez en coordination avec la conseillère de prévention et sous l’animation fonctionnelle du secrétariat général. Vous travaillez en lien étroit avec les services de la conservation, des ressources documentaires, les missions recherche et archives.

Vos missions

Pilotage budgétaire et financier
• Piloter la performance des services : mettre en place des tableaux de bord, suivre les indicateurs, analyser les écarts mensuels, veiller au respect des procédures, des délais et obligations,
• Organiser et animer la fonction budgétaire en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget en lien avec le département des affaires financières et juridiques (DAFJ) : préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi de l'exécution des dépenses et de la consommation de l'enveloppe budgétaire attribuée par service, élaboration des bilans financiers et préparation des réunions de revue mensuelle des dépenses, conseil auprès des responsables de service en matière budgétaire.

Gestion administrative et organisationnelle
• Proposer et mettre en oeuvre des réformes et innovations visant à moderniser les processus de gestion du DCR,
• Assurer l’interface directe avec les départements du pôle conseil et appui du secrétariat général (budget, marchés publics, contrats de prestataires, RH, prévention, QVCT, travaux, fournitures et équipements),
• Préparer et participer aux dialogues de gestion avec le DAFJ et le DRH, rendre compte régulièrement de l’activité au comité de direction.
• Organiser et participer aux réunions du département et de ses services, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions,
• Organiser les réunions des comités internes de prêts et d'acquisitions, préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus de réunions et suivre les décisions d'acquisition et les démarches administratives liées aux immobilisations comptables pour les acquisitions,
• Gérer le courrier et les parapheurs à la signature du directeur (décisions, conventions, etc.) : enregistrement, répartition, rédaction, classement, archivage…,

Gestion des ressources et de la vie du département
• Organiser l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants (installation matérielle, parcours d’accueil),
• Organiser le recrutement des vacataires et le suivi des heures en lien avec le DRH.
• Gérer les calendriers et les aspects de gestion de proximité des agents.

Référent de site (en lien avec les utilisateurs et les départements patrimoine et exploitation, sureté sécurité et DSI)
• Assurer une veille sur le fonctionnement général du site, la sécurité et la conformité réglementaire.
• Être référent pour les questions de maintenance, entretien et logistique stratégique.
• Être référent et support pour les situations exceptionnelles (travaux urgents, incidents).
• Améliorer les conditions d’accueil des agents, chercheurs, étudiants et intervenants extérieurs.

Assistant(e) de prévention (en lien avec la conseillère de prévention)
• Assurer la mise en oeuvre opérationnelle des actions de prévention des risques professionnels.
• Participer à l’évaluation des risques (plans de prévention, visites préalables).
• Contribuer à l’actualisation et au suivi du DUERP.
• Sensibiliser et informer les agents aux enjeux de santé, sécurité et qualité de vie au travail.

Activités transverses et annexes
• Assurer la communication interne et la circulation de l’information.
• Participer à la rédaction des rapports d’activités annuels.
• Exercer la fonction de régisseur d’avance pour les achats liés aux événements du département et besoins courant du site.

Partenaires institutionnels
Le poste implique une mise en relation avec une diversité d’interlocuteurs internes (ensemble des entités du musée) et externes.

Expérience professionnelle de 5 à 8 ans minimum dans des fonctions similaires, idéalement en établissement public ou administration.
• Compétences solides en gestion budgétaire et financière, organisation et analyse.
• Maîtrise des outils et méthodes de contrôle de gestion.
• Capacité à conduire des projets transversaux et à travailler en réseau.
• Qualités requises : esprit d’initiative, qualités relationnelles, travail en équipe, capacités rédactionnelles.
• Sens de l’innovation et de l’amélioration continue.
La connaissance du système d’information financier Élap et celle de l’environnement muséal ou culturel sont un atout pour ce poste.

Durée déterminée de 3 ans